С какой целью следует оформлять представительские расходы?
ПР выделены в отдельную часть издержек на предприятии, соответственно пункту 2 статьи 264 НК РФ. Это могут быть такие затраты, как:
- на осуществление бизнес-мероприятий, имеющих представительский характер;
- на оплату услуг транспорта, буфета, что были заказаны фирмой сторонним организациям или ИП для проведения бизнес-мероприятий;
- на оплату услуг по переводу, что были оказаны сторонними фирмами или ИП.
Представительские расходы могут примениться с целью понижения налогооблагаемой базы фирмы, если та работает на ОСН, но не целиком, а лишь в рамках четырех процентов от общей суммы издержек на оплату труда.
Чтобы использовать такую возможность, предприятие должно подтвердить, что:
- издержки были действительно представительскими;
- все расходы зафиксировались и обосновались в соответствующих документах.
Подтверждение этих фактов осуществляется рядом документов. Проанализируем их специфику.
Как же правильно оформлять представительские расходы?
Соответственно с пунктом 1 статьи 252 НК РФ, каждые затраты, направленные на снижение налоговой базы, обязаны подтверждаться в документальном виде. ПР считается отдельной категорий затрат, но в различных нормативных актах нет установленных списков документов, которые могли бы устанавливать такие расходы.
Такие источники рекомендуются Министерством финансов и ФНС РФ – в различных правовых актах, что издавались этими органами за минувшие несколько лет.
В письме, датированным ноябрем 2007-го года, Минфином рекомендовано подтверждение ПР следующими источниками:
- форма приказа о проведениях представительских мероприятий;
- смета организации по представительским расходам;
- отчетные документы по ПР;
- первичная форма, что дополняет отчет.
В письмах, датированных 2010-ым годом также рекомендовалось применить в роли источника, что подтверждал бы ПР, акт соответствующих затрат.
В одном из последних писем от 2014-го года Минфином высказывается мнение, что ПР можно подтвердить только лишь с помощью:
- отчета;
- первичек, что подтверждают правильность данных из отчета.
В отдельную очередь, ФНС РФ тоже утверждает о допустимости применения очень узкого круга источников в случае оформления представительских расходов:
- первичные документы отчета;
- иные первичные документы.
Список подтверждающей документации.
Как же следует оформить ПР, учитывая вышеописанные указания этих ведомств? Список является следующим:
- приказ владельца организации о проведениях бизнес-мероприятий;
- смета представительских расходов;
- отчетный документ, подтверждающий расходы;
- акты о списании представительских расходов.
Помимо этого, если компанией проводятся деловые встречи стабильно, то главным документом при оформлении ПР может являться положение о представительских расходах, являющееся внутрикорпоративным. Такое положение будет являться внутренним нормативным актом, которое сможет контролировать ход учета расходов и отражать сведения о них в различной документации.
Различные организации в моментах учета ПР внутри корпорации, используют, оформляя такие расходы, все перечисленные выше документы.
Впрочем, следуя самым последним рекомендациям Министерства финансов РФ, такие издержки допустимо к оформлению в учете с использованием лишь:
- отчет о БМ (бизнес-мероприятии);
- первичные формы документов.
Итого: при использовании ПР для понижения налоговой базы, они должны быть правильно и соответствующе быть оформлены.